Este adendo é o contrato que a Lei Geral de Proteção de Dados exige entre quem decide o tratamento e quem o executa (art. 39). Ele integra os Termos de Uso e passa a valer quando a empresa contrata o Responde Bem, sem assinatura separada. Em caso de divergência sobre proteção de dados, prevalece este adendo.
Aqui, Contratante é a empresa que usa o Responde Bem para atender os clientes dela. Responde Bem é nome fantasia de 65.629.061 SAMUEL FERREIRA LIMA, empresário individual inscrito no CNPJ 65.629.061/0001-68, com endereço na Av. Cardeal Motta, 430 — City América, São Paulo/SP — CEP 05101-210.
1. O papel de cada uma
- A Contratante é a controladora: ela decide quais dados entram, o que a assistente pode dizer, quem da equipe tem acesso e por quanto tempo o atendimento fica guardado.
- O Responde Bem é o operador: trata os dados apenas para executar o serviço, sob as instruções da Contratante, e não os usa para finalidade própria.
Em outras situações — quem usa o painel, quem visita o site, quem escreve para o nosso WhatsApp e as empresas com quem fazemos contato comercial — o Responde Bem é o controlador, e vale a Política de Privacidade. Os dois papéis não se misturam.
2. O que é tratado, e para quê
Estas são as instruções da Contratante, e o serviço não vai além delas:
- Titulares: as pessoas que conversam com a Contratante pelo WhatsApp, e as pessoas da equipe dela que usam o painel.
- Dados das conversas: número de telefone, nome de exibição do WhatsApp, conteúdo das mensagens, interesse identificado e etapa dele, e dados de agendamento quando a Contratante usa essa função.
- Mensagens de voz: o arquivo de áudio, a transcrição em texto, a duração e o formato.
- Imagens recebidas: o arquivo e a descrição gerada para que a assistente entenda o pedido.
- Respostas em áudio: quando a Contratante ativa essa função, o texto da resposta é convertido em voz; nada do histórico é enviado além do próprio texto da resposta.
- Dados da equipe: nome, e-mail, papel na empresa e registros de acesso ao painel.
- Dados técnicos: data e hora, modelo de IA usado e custo da resposta.
- Finalidades: responder o atendimento pedido pelo próprio titular, registrar o histórico para a equipe continuar a conversa, agendar quando contratado, e operar e medir o serviço.
3. O que o Responde Bem se obriga a fazer
- Tratar os dados somente conforme este adendo e as instruções da Contratante, e avisá-la se alguma instrução parecer contrariar a lei.
- Não usar os dados de uma empresa para outra, não vendê-los, não cedê-los e não usá-los em marketing próprio.
- Não usar as conversas para treinar modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros.
- Manter confidencialidade, inclusive depois do fim do contrato, e limitar o acesso interno a quem precisa para operar e dar suporte.
- Manter as medidas de segurança descritas na seção 7 da Política de Privacidade, e não reduzi-las durante o contrato.
- Ajudar a Contratante a responder titulares, a ANPD e a elaborar relatório de impacto, quando for o caso.
4. Quem mais participa (suboperadores)
A Contratante autoriza, desde já, estes suboperadores — são eles que fazem o serviço existir:
- Meta Platforms — transporte das mensagens pela API oficial do WhatsApp Business.
- Supabase — banco de dados, armazenamento dos arquivos e execução dos serviços, em infraestrutura de computação em nuvem.
- OpenAI — geração das respostas, transcrição dos áudios, descrição das imagens e conversão de texto em voz. Pelas condições da API, os dados enviados não são usados para treinar os modelos da OpenAI.
- Vercel — hospedagem do site e do painel.
- Resend (quando ativado) — envio de e-mails da plataforma.
Para incluir ou trocar um suboperador que trate dado pessoal, o Responde Bem avisa a Contratante com 30 dias de antecedência. Se ela se opuser por um motivo ligado à proteção de dados, pode encerrar o contrato nesse prazo, sem multa e com a exportação dos dados garantida. O Responde Bem responde pelos suboperadores como responderia pelos próprios atos.
5. Dados que saem do Brasil
O processamento pela OpenAI e a hospedagem na Vercel acontecem fora do Brasil, com base nas cláusulas contratuais desses fornecedores (LGPD art. 33). Sai apenas o necessário: a base de conhecimento aprovada pela Contratante, a mensagem da pessoa e o trecho recente da conversa; no caso de áudio e imagem, o arquivo; na resposta falada, só o texto daquela resposta.
O Responde Bem utiliza infraestrutura de computação em nuvem de provedores especializados, incluindo a Supabase, para armazenamento e processamento de dados. Dependendo da infraestrutura utilizada, poderá ocorrer transferência internacional de dados, observadas as disposições da LGPD e as medidas técnicas, organizacionais e contratuais aplicáveis. A Contratante é comunicada se houver mudança relevante de infraestrutura.
6. Direitos dos titulares
Quem fala com a Contratante é titular dela. Então:
- O pedido chega à Contratante, que é a controladora e responde ao titular.
- Acesso, correção e exclusão a Contratante faz sozinha pelo painel, buscando pelo telefone.
- Se precisar de algo que o painel não faz, o Responde Bem executa em até 10 dias do pedido, para que a Contratante cumpra o prazo legal dela.
- Se um titular procurar o Responde Bem direto, o pedido é encaminhado à Contratante em até 2 dias úteis, sem resposta de mérito.
7. Incidente de segurança
Se houver acesso indevido, perda ou vazamento de dados da Contratante, o Responde Bem comunica sem demora injustificada e, em qualquer caso, em até 48 horas de quando tomar conhecimento, informando o que se sabe até ali: o que aconteceu, quais dados e titulares foram afetados, as medidas já tomadas e as próximas. A comunicação à ANPD e aos titulares cabe à Contratante, como controladora, com o apoio técnico do Responde Bem.
8. Dado sensível, criança e adolescente
- O serviço não foi desenhado para tratar dado sensível. Em saúde, a assistente é instruída a não perguntar e a não registrar sintoma, queixa, diagnóstico ou medicamento: ela agenda e transfere para a equipe quando o tema é clínico.
- A Contratante se compromete a não inserir dado sensível na base de conhecimento nem configurar a assistente para coletá-lo. Se um titular escrever algo sensível por conta própria, o dado recebe a mesma segurança do resto e a Contratante pode excluí-lo pelo painel. É também por isso que a retenção padrão em saúde é mais curta, de 6 meses.
- Tratar dado sensível de forma deliberada exige base legal específica (art. 11) e acordo por escrito antes — não está coberto por este adendo.
- Criança e adolescente: em escolas e cursos, cabe à Contratante garantir a base legal e, quando a lei exigir, o consentimento de quem detém a guarda, sempre no melhor interesse do menor (art. 14). A assistente não pede dado além do necessário para o atendimento e não coleta dado de menor para outra finalidade.
9. Por quanto tempo os dados ficam
Os prazos são os da seção 8 da Política de Privacidade, e valem como instrução da Contratante:
- Arquivos de áudio e de imagem: 30 dias.
- Conversas e mensagens: 12 meses depois da última mensagem da conversa; em empresas de saúde, 6 meses. A Contratante pode definir um prazo menor.
- Contatos, interesses e agendamentos: até 12 meses depois do último contato, agendamento ou interesse em aberto.
- Contas do painel: enquanto a pessoa fizer parte da equipe, e por até 6 meses depois.
- Registros técnicos: até 90 dias.
- A Contratante pode pedir a exclusão de qualquer conversa ou contato antes desses prazos, a qualquer momento.
10. Quando o contrato termina
No encerramento, o Responde Bem entrega à Contratante uma cópia dos dados em até 5 dias úteis e apaga tudo em até 15 dias, inclusive os arquivos de áudio e imagem. Ficam guardados apenas os dados exigidos por lei, contratuais e fiscais, sem o conteúdo das conversas. A exclusão é confirmada por escrito quando a Contratante pedir.
11. Prestação de contas
A Contratante pode pedir, uma vez por ano, o que precisar para demonstrar que este adendo está sendo cumprido: a lista atualizada de suboperadores, a descrição das medidas de segurança e os registros de tratamento referentes a ela. Auditoria no ambiente do Responde Bem acontece com aviso de 30 dias, em horário comercial, sem acesso a dado de outra empresa cliente.
12. Responsabilidade
Cada parte responde pelo que decide e pelo que faz. A Contratante responde pelo conteúdo que coloca na base, pela base legal do tratamento, pelos acessos que concede à equipe dela e pela relação com os titulares dela. O Responde Bem responde por tratar os dados fora destas instruções e por falha nas medidas de segurança que são dele.
O limite de responsabilidade previsto nos Termos de Uso aplica-se também a este adendo, exceto quanto a dolo, fraude e às indenizações a titulares previstas na LGPD, que seguem a lei.
13. Vigência
Este adendo vale enquanto o Responde Bem tratar dados pessoais em nome da Contratante, e as obrigações de confidencialidade e de exclusão continuam depois do fim do contrato. Mudanças relevantes são comunicadas com 30 dias de antecedência.
14. Falar sobre proteção de dados
Encarregada pelo tratamento de dados pessoais (DPO): Alessandra Reis — alessandra.drgl@gmail.com. Pedidos sobre privacidade são respondidos em até 15 dias. Endereço para correspondência: Av. Cardeal Motta, 430 — City América, São Paulo/SP — CEP 05101-210.