O que a mensagem de ausência faz e o que não faz
No aplicativo WhatsApp Business, a mensagem de ausência é um texto fixo que sai sozinho quando alguém escreve fora do horário que você cadastrou. Ela cumpre um papel: a pessoa sabe que a mensagem chegou e quando terá retorno. Isso reduz o "oi? alguém aí?" repetido e o abandono por sensação de vazio.
O que ela não faz é responder. A pergunta sobre preço, horário ou disponibilidade fica em aberto até alguém da equipe ler. Se a pessoa estava decidindo entre duas empresas, a que respondeu de verdade leva vantagem.
O que escrever numa mensagem de ausência
Curta, verdadeira e sem promessa que você não cumpre. Diga quem está falando, que a mensagem foi recebida e quando a equipe responde. Se existe um jeito de resolver sozinho, como um link de agendamento ou cardápio, inclua. Exemplos, para adaptar:
- "Olá! Aqui é a Clínica Vila Verde. Recebemos sua mensagem. Atendemos de segunda a sexta, das 8h às 18h, e respondemos assim que abrirmos."
- "Oi! A Escola Aurora já fechou por hoje. Amanhã a partir das 8h a secretaria responde você por aqui."
- "Olá, aqui é o Studio Raiz. Estamos fora do horário. Se quiser, deixe o serviço e o dia que prefere, e voltamos com os horários livres."
O passo seguinte: responder de verdade fora do horário
A Ale, assistente do Responde Bem, não manda aviso de ausência: ela responde. Fora do horário comercial que a empresa configura no painel, ela continua atendendo com a base de conhecimento aprovada, cumprimenta de acordo com a hora (bom dia, boa tarde, boa noite, no fuso da empresa) e, quando a conversa precisa de uma pessoa, registra o pedido e deixa na fila da equipe, com o resumo.
Por padrão a Ale não fala de horário da equipe; se a empresa preferir, liga no painel a opção de ela informar quando alguém volta. Em clínicas e consultórios ela consulta os horários livres cadastrados e marca a consulta na própria conversa; nos outros segmentos ela anota o pedido para a equipe marcar de manhã.
O resultado prático: quem escreve às 22h sai da conversa com a pergunta respondida ou com a certeza de que alguém vai continuar, e a equipe começa o dia com a lista do que ficou pendente, em vez de uma pilha de mensagens não lidas.
Exemplo de conversa às 22h
Exemplo ilustrativo, nomes inventados. A escola cadastrou turmas, valores e horário de atendimento no painel.
Exemplo ilustrativo, nomes inventados.
boa noite, tem vaga no inglês infantil pra 6 anos? quanto é a mensalidade?
Boa noite! Na Escola Aurora o inglês infantil tem turma para 5 a 7 anos às terças e quintas, das 17h às 18h. A mensalidade é R$ 280. Quer que eu registre seu interesse para a secretaria confirmar a vaga amanhã?
quero sim. Paula, mãe do Theo
Anotado, Paula: inglês infantil para o Theo, turma de terça e quinta. A secretaria confirma a vaga por aqui amanhã a partir das 8h.
Como configurar no Responde Bem
Na tela Personalidade e horário, a empresa define o horário comercial e se a Ale pode informá-lo. Na base de conhecimento ficam as respostas que ela usa a qualquer hora. Quem quiser pode manter uma frase de contexto para a madrugada, mas a regra é a mesma do dia: só o que está na base, e o resto para a equipe.
Perguntas frequentes
A Ale substitui a mensagem de ausência?
Sim. Em vez de avisar que a empresa está fechada, ela responde as perguntas que estão na base e registra o que precisa de uma pessoa para a equipe ver quando voltar.
Ela diz que a empresa está fechada?
Por padrão não fala de horário. Se a empresa ligar essa opção no painel, ela informa quando a equipe volta ao transferir uma conversa.
E se o cliente pedir para falar com alguém de madrugada?
A Ale registra o pedido, avisa que a equipe continua e deixa a conversa na fila. Ela não promete horário de retorno que a empresa não configurou.
Posso usar a mensagem de ausência do aplicativo junto com a Ale?
Não, porque o número conectado à API oficial deixa de funcionar no aplicativo. A Ale assume esse papel pelo painel.
A saudação muda conforme a hora?
Sim. A Ale diz bom dia, boa tarde ou boa noite conforme a hora no fuso da empresa, só na primeira resposta ou depois de um intervalo longo.
Quer ver com a sua empresa?
Demonstração ao vivo e grátis: você vê a Ale atendendo com os dados da sua empresa antes de contratar. São 20 minutos, com as perguntas que o seu negócio mais recebe. Sem fidelidade: mensalidade mês a mês, cancele quando quiser.